Los beneficios del análisis de gastos en la gestión financiera

El análisis de gastos en la gestión financiera gira en torno a manejar el costo derivado de las operaciones llevadas a cabo por la empresa para obtener ingresos. Cabe destacar que las empresas tienen la posibilidad de deducir fiscalmente los egresos en sus declaraciones de la renta. Aunque para ello deben estar al día con sus pagos de ISR, el cual usualmente se estipula como un gasto aparte de los otros egresos del negocio.

Por otro lado, el personal administrativo debe registrar los egresos a través de la contabilidad de caja o mediante la contabilidad de ejercicio. Asimismo, es necesario tener en cuenta las dos categorías principales de gastos empresariales contables: de explotación y de no explotación. En cualquier caso, el control financiero de una empresa siempre tiene como objetivo maximizar las ganancias a la par de la disminución de los gastos.

¿La reducción de costos soluciona toda la gestión financiera?

Ciertamente, la deducción de costos puede contribuir a incrementar las ganancias por ventas de las empresas. No obstante, el recorte excesivo de gasto podría ser contraproducente. Un ejemplo típico de esto sucede si se opta por bajar el presupuesto destinado a la publicidad. Entonces, la visibilidad de la empresa y, por ende, de la capacidad de captar nuevos clientes, se ve afectada.

Al respecto, B. Eshghi de AIMultiple (2023) afirma que el control de gastos es el segundo coste más difícil de gestionar. Pero —sorprendentemente en pleno siglo XXI—, aún existen muchas empresas con una gestión manual de los gastos. De hecho, una encuesta realizada a unos 600 empresarios estadounidenses muestra que, las pequeñas, medianas y grandes empresas, todavía llevan los egresos manualmente en un 38, 33 y 16 por ciento, respectivamente.

En añadidura, la mencionada pesquisa apunta los siguientes aspectos como los errores humanos más frecuentes del manejo de gastos tradicional:

> Extravío de recibos impresos por parte de los trabajadores o confusión con los papeles (traspapeleo) de los gastos;

> Retrasos en el envío de los informes de gastos;

> Pérdida de tiempo dedicado a la conciliación de datos y a la comprobación manual de extractos bancarios.

Cómo obtener el mejor análisis de gastos en la gestión financiera

La respuesta es la automatización proveída por un software de contabilidad. Este tipo de programas están diseñados para manejar los reembolsos y asegurar la fluidez del procesamiento de las solicitudes de pagos del personal. De hecho, la aplicación contable cubre todos los procedimientos, desde el registro hasta el seguimiento, la aprobación y el reembolso.

Así, el administrador sólo necesita dar su visto bueno a la solicitud de reembolso que aparece con toda la información detallada, claramente visible y simplificada. Adicionalmente, el software sincroniza la política de gastos empresariales con el presupuesto, ayuda a no excederse en los gastos y permite minimizar los inconvenientes descritos a continuación:

> Introducción engorrosa de datos;

> Gastos fraudulentos;

> Tiempos de reembolso;

> Todo esfuerzo relacionado con conciliar registros en papel;

> Tiempo dedicado a comprobar posibles violaciones en el cumplimiento de las políticas de la empresa.

Las grandes ventajas de utilizar un software contable para el análisis de gastos

Escalabilidad

La escalabilidad es particularmente esencial para las pequeñas empresas cuando experimentan un crecimiento bastante acelerado. ¿Por qué? Bueno, la expansión corporativa va de la mano con el aumento del volumen de procesamiento de datos. Por consiguiente, el equipo financiero podría encontrarse abrumado por la cantidad ascendente de órdenes de pago, facturas y hojas de cálculo.

En concordancia, el personal encargado de la contabilidad se ve obligado a gestionar un número creciente de archivos (físicos y/o digitales). Sin embargo, un buen software de gestión de gastos viene con su respectiva plataforma centralizada para el manejo de egresos. Esta almacena la información en la nube (incluso, la de años anteriores) mientras la deja accesible y resguardada para el equipo financiero en cualquier momento.

Análisis automatizado

La organización y el almacenamiento manual de informes es un proceso tedioso que demanda bastante tiempo a la par de gastos en papel e impresión. Como si eso no fuese suficientemente fastidioso, cuando un empleado presenta un informe de costes, el documento debe pasar por la aprobación de distintos departamentos. En cambio, gracias a un software contable, el equipo de cuentas por cobrar recibe los informes más rápidamente.

De esa manera, los reembolsos se emiten en un tiempo significativamente más corto. En añadidura, la persona encargada de las aprobaciones recibe notificaciones en su dispositivo móvil que le ayudan a resolver los trámites en tiempo real. Entretanto, todo el personal involucrado puede visualizar el archivo en su panel de control y, en caso de ocurrir algún error, es más fácil detectarlo.

Reducción de errores          

Los análisis de gastos manuales dependen de la precisión y concentración de un ser humano, por lo tanto, tienen mayores probabilidades de presentar alguna imperfección. Dicha posibilidad de error es mayor si el equipo financiero realiza las validaciones a mano. Ante esto, la tecnología OCR —siglas en inglés de reconocimiento óptico de caracteres— sirve para escanear todos los detalles de los recibos.

Por este motivo, los empleados no necesitan rellenar los informes manualmente. En paralelo, el equipo financiero no debe comprobar los informes uno por uno ni hacer seguimiento exhaustivo de la labor de los trabajadores. Todas esas tareas son ejecutadas por el software contable.

Detección de fraudes

Un empleado puede cometer fraudes en el reembolso de gastos debido a las causas especificadas a continuación:

> Clasificación de gastos en la categoría incorrecta;

> Si se adjuntan recibos no válidos o con costos inflados;

> Pequeños detalles no verificados por el equipo financiero.

Los problemas apuntados pueden ser evitados mediante la utilización de un software contable con una función automatizada de auditorías e identificación de fraudes. Esta herramienta es capaz de completar las siguientes acciones:

> Garantiza el cumplimiento de las políticas de la empresa debido a la detección de gastos que pueden infringir las normas;

> Rastrea los gastos duplicados;

> Señala gastos en categorías incorrectas;

> Notifica al equipo financiero de cualquier irregularidad inmediatamente.

Personalización

El software contable proporciona un panel de control personalizado en donde la información de gastos se actualiza en tiempo real. Por esta razón, la transparencia del análisis queda asegurada y el equipo financiero puede elaborar informes específicos por departamentos o categorías. Todo ello contribuye a optimizar la experiencia de los empleados, un aspecto importante por su relación con la productividad y la moral del recurso humano.

La personalización también puede brindar las bondades mostradas a continuación:

> Mejora la imagen de la empresa porque el personal se muestra motivado;

> Reduce el estrés de los trabajadores al proporcionar herramientas para labores automatizadas adaptadas a cada departamento;

> Los empleados pueden hacer seguimiento de sus reembolsos en tiempo real.