Muchas empresas no tienen planes de transferencia de conocimientos adecuados

Barreras en la transmisión del saber hacer. / Archivo.

Nos sorprendería comprobar la cantidad de ayuntamientos, diputaciones, conserjerías o empresas privadas muy conocidas que no han implantado planes de transferencia de conocimientos.

Muchas empresas no tienen planes de transferencia de conocimientos adecuados

Los planes de transferencia de conocimientos sirven para identificar los conocimientos clave que existen en una compañía u organización, analizar y mejorar su distribución, hacer que no se pierdan y potenciar al máximo su utilidad.

Las entidades públicas o privadas que no cuentan con ellos se enfrentan a muchos problemas y desventajas que pueden afectar gravemente a la productividad de sus diferentes áreas y al rendimiento y capacidad resolutiva de su personal.

Uno de los problemas de mayor importancia es desaprovechar el conocimiento de sus expertos. Cuando estos profesionales cambian de empresa o se jubilan ese 'know how' se pierde. Este perjuicio no solo abarca la pérdida del conocimiento explicito, sino también del conocimiento tácito adquirido a través de los años y que solo se encuentra en la mente de dichos expertos.

Situaciones así ocurren con frecuencia en muchas entidades públicas, en las que importantes cargos se van sin que se lleve a cabo ningún proceso para retener sus nociones o la de sus empleados. Este aspecto recobra mayor importancia en los momentos actuales de crisis que estamos sufriendo.

Otro de los inconvenientes es la ralentización del rendimiento y la productividad de los nuevos trabajadores que entran a formar parte de la plantilla. Los planes de transferencia detallan exactamente los conocimientos y aptitudes que cada puesto requiere y los que en un futuro pueden ser necesarios, así como los procedimientos y plazos para traspasarlos. La incorporación de un nuevo trabajador no solamente requiere ciertos conocimientos técnicos, sino nociones concretas recogidas en estos planes sobre la estrategia y organización de la entidad, forma de trabajar, normas y procesos a seguir, estado de las iniciativas en desarrollo, tareas pendientes, etc. Sin estos planes, el proceso de puesta a punto y familiarización del empleado con las nuevas tareas se retrasa y desencadena mayores errores y confusiones.

La utilidad de incorporarlos reside también en los beneficios que proporciona poder identificar los gaps de conocimientos y distribuir las nociones de forma más eficiente. De nada sirve que una empresa tenga conocimientos críticos importantes, si estos se encuentran concentrados en la mente de pocas personas que no los comparten con los demás; escasa utilidad posee contar con muchas nociones si se encuentran mal organizadas y su acceso es lento y dificultoso; poca ventaja tiene una compañía que posee un enorme conocimiento teórico si, una vez puesto en práctica, la mayoría de sus empleados no saben aplicarlo porque las enseñanzas se han impartido sin las técnicas adecuadas.

Otras ventajas que aportan es que permiten organizar los conocimientos adecuadamente y traspasar las mejores prácticas para que todos los empleados puedan conocerlas. Facilitan la innovación debido a que ayudan a adquirir nociones de otras materias o disciplinas diferentes, incrementando notablemente sus capacidades para realizar bien sus trabajos y crear nuevas ideas.

Algunos planes de transferencia de conocimiento implantados son inadecuados porque son realizados por compañías que no tienen experiencia en gestión del conocimiento, por lo que presentan importantes defectos o carencias, entre las más importantes se encuentran:

- Son muy limitados y no abarcan la globalidad de la empresa, sino únicamente determinadas áreas dedicadas a la investigación, actividades enfocadas en el desarrollo tecnológico o procesos relacionados solo con la transferencia de conocimientos a otras empresas.

- No incluyen indicadores ni procesos de gestión del conocimiento, por lo que no pueden identificar el impacto y los avances de su implementación, así como las medidas que deben ponerse en práctica para obtener los resultados esperados.

- Abarcan una parte muy restringida en la administración de conocimientos debido a que el plan de acción que desarrollan se limita a las acciones de difusión, olvidando aspectos tan importantes como la asimilación, retención, intercambio, organización, creación o medición de la calidad de los conocimientos.

El éxito en la implementación de estos planes requiere el seguimiento de una metodología de gestión eficaz del conocimiento que defina perfectamente las pautas, procesos y controles que hay que seguir en cada fase y que evite carencias, imprecisiones o errores que malogren los excelentes resultados que pueden obtenerse. @mundiario

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