ERPs: Clave en la digitalización de pymes y grandes empresas
La necesidad de digitalizar las empresas ha sido más evidente a partir de la reciente pandemia de COVID. Se ha demostrado que la digitalización mejora los ciclos de producción; automatiza procesos operativos con el consiguiente ahorro de tiempo y dinero; aporta valor a la experiencia del cliente; y aumenta la capacidad para adaptarse rápidamente a los cambios del entorno, lo que se traduce en mejora de la competitividad.
Por otra parte, los ERPs (Enterprise Resource Planning) o sistemas de planificación de recursos empresariales, juegan un papel esencial en el proceso de digitalización de las empresas. Algunos ERPs como Microsoft Business Central llevan funcionando con éxito desde los años 80, aunque es a partir del 2018 cuando se consiguen las mejoras más importantes que facilitarán las gestiones de todas las áreas de la empresa.
Algo parecido ocurre con el ERP Sage X3 uno de los softwares más importantes de cara a obtener información relevante sobre calidad y costes, o Power BI, una solución de análisis empresarial basada en la nube, capaz de unir diversas fuentes de datos, para analizarlos y presentar un análisis exhaustivo a través de informes e intuitivos paneles. Ambos, son una manera de disponer de información en tiempo real.
Beneficios de digitalizar procesos en la empresa
La experiencia demuestra que mediante la digitalización de los procesos en las empresas se obtienen múltiples beneficios. Ahora bien, para que el proceso sea un éxito, conviene contar con un partner de Microsoft que ayude a implementar correctamente el software escogido y así, poder aprovechar todas las virtudes de los ERPs en base a las necesidades particulares de cada empresa.
No es lo mismo una pyme que una gran compañía. También hay que remarcar las diferencias por sectores, de manera que cada organización o pequeña empresa tendrá sus necesidades propias en función de las características del negocio. En este sentido, el partner lo que hace es analizar dichas peculiaridades para escoger e implementar el ERP que mejor se adapte a cada escenario, sacando además el máximo provecho de sus funciones.
Si se hace de esta manera, los beneficios que las empresas pueden obtener a cambio de la digitalización son muy numerosos, desde un aumento de la productividad hasta la mejora de la experiencia de los clientes, pasando por la atracción y retención del talento. Hoy en día, cualquier empresa que quiera mantenerse en el mercado y no perder competitividad tiene que pasar por la digitalización, además obtendrá los siguientes beneficios:
> Aumentar la productividad. Al poder tener un acceso más rápido a la información, todo el personal se beneficia de ello. Además, al no depender del papel, se puede trabajar con diferentes documentos de forma simultánea agilizando el ritmo de trabajo y mejorando en consecuencia el trabajo en equipo. Otro valor añadido es que se puede compartir información en tiempo real, lo que supone una diferencia abismal con respecto a los sistemas analógicos.
> Mejorar la experiencia del cliente. La digitalización no solo trae consigo mejoras para la empresa, sino también para los propios clientes y, sobre todo, en la relación entre empresa, clientes y proveedores. La comunicación es más ágil y personalizada. Esto contribuye a mejorar la experiencia y en consecuencia aumenta el valor de la marca. Lo mismo ocurre con los proveedores, que no solo podrán ofrecer los productos más rápidamente, sino también agilizar los plazos de cobro.
> Atraer y retener el talento. Atraer y retener el talento es una de las principales necesidades de las empresas hoy en día. En un mundo globalizado y digitalizado, las nuevas generaciones entienden las relaciones laborales de una forma más flexible y ya no buscan la seguridad de un trabajo fijo, sino más bien, sentirse a gusto y poder evolucionar en su trabajo. Así, una empresa digitalizada mejora su imagen con respecto al exterior, lo que atraerá a más personas dispuestas a querer trabajar en ella, más aún si se trata de personal joven.
> Integración de todos los sistemas de gestión. Con la digitalización se integran las diferentes áreas o departamentos de la empresa en un solo sistema. Esto permite, por ejemplo, realizar trámites legales y fiscales de forma ágil; actualización de datos en tiempo real minimizando errores; mayor control del stock; envío y recepción de documentación de forma más segura, etc. Y todo desde un solo programa o software de gestión integral.
En definitiva, la digitalización solo trae beneficios a la empresa. Pero, hay que tener en cuenta que, para afrontarla correctamente, primero hay que hacer una buena planificación previa, definiendo claramente los objetivos que se deseen alcanzar y encontrando las herramientas más adecuadas en función de las necesidades. Tampoco hay que olvidar que la plantilla tiene que recibir la adecuada formación digital y estar dispuesta a afrontar el reto que la transformación digital supone para el éxito de la empresa y sus propios puestos de trabajo.
