La necesidad de conocer cómo gestionar bien los cambios en la empresa
Para afrontar un cambio con éxito, es necesario emplear una metodología adecuada que minimice los riesgos y reduzca en todo lo posible, las consecuencias negativas del mismo.
Con frecuencia se producen muchos cambios en nuestra vida y en nuestra forma de trabajar que nos afectan de forma decisiva. Actualmente nos movemos también en un entorno mucho más variable que hace unos años. Existe una estructura familiar en constante proceso de transformación, leyes educativas con frecuentes variaciones, una situación económica con un empleo más inestable, mayor movilidad laboral consecuencia de la globalización y de la necesidad de búsqueda de nuevas oportunidades, nuevos avances tecnológicos que requieren una rápida adaptación, etc.
De la actitud que se tome frente a ellos así como de las medidas que se establezcan para afrontarlos, depende que se cumplan los tiempos previstos para su realización o que se produzcan graves retrasos con los correspondientes costes y problemas derivados.
Si a nivel particular las consecuencias de un cambio mal gestionado son importantes, a nivel de una organización la repercusión es incluso mayor. En una empresa trabajan personas con formas de pensar y actuar muy diferentes. Si no existe coordinación ni organización ante una incidencia, la capacidad de respuesta se ralentiza. Además es bastante más difícil conocer exactamente la trascendencia que pueda tener.
Una compañía puede sufrir diferentes cambios a lo largo de su desarrollo y evolución, que pueden afectar de una u otra forma, a las áreas y equipos de profesionales que forman parte de ella. Pueden ser de tipo organizativo, por ejemplo cuando se configuran nuevas áreas en una empresa o se eliminan algunas para formar parte de otras, cuando una compañía es absorbida o fusionada con otra, etc. Otros son jerárquicos, más habituales en organizaciones que quieren dotar de mayor flexibilidad a sus estructuras y modifican los niveles de responsabilidad asignados. Existen los denominados funcionales, que se originan cuando se varían las funciones de los empleados. Hoy en día es más habitual que hace unos años, observar casos de movilidad funcional donde los trabajadores son asignados a funciones distintas de las que desempeñan normalmente. Cabe citar también, los que se originan como resultado de la incorporación de nuevos sistemas informáticos, desplazamiento a otras sedes, etc.
Muchas organizaciones, con mayor incidencia en los tiempos actuales en los que en general se dispone de menos recursos, abordan estos procesos de transformación sin emplear ninguna estrategia ni metodología. Cometen la equivocación de no establecer medidas hasta que este proceso tiene lugar y solamente en el momento en que este se produce.
Cuando no se aplica ninguna metodología eficaz, lo más probable es que las personas afectadas se enfrenten a situaciones no previstas y se encuentren con problemas frente a los cuales no sepan plantear alternativas ni ofrecer soluciones adecuadas.
Los problemas pueden originarse por diversas causas. Uno de ellos es la mala gestión de expectativas. Se transmite una información que no es veraz para intentar animar a las personas a que acepten la transición a la nueva situación. Al final cuando las personas experimentan el cambio, perciben que no es realmente lo que esperaban, por lo que se sienten defraudadas y con escasa ilusión para emprender las acciones que posteriormente se requieren. En otras ocasiones la comunicación que se realiza es ambigua, insuficiente o se difunde a destiempo, con lo cual los empleados no llegan a conocer claramente cuándo, cómo y cuáles son los pasos correctos a seguir en cada momento. Otro de los problemas que se comete es que no se evalúan bien los riesgos ni se priorizan los aspectos que son más necesarios realizar antes de que la transformación tenga lugar. La improvisación no es buena compañera de ningún proceso que lleve aparejados riegos con impactos relevantes. Por el contrario la anticipación y la planificación de medidas que reduzcan notablemente su aparición o los eliminen favorecen que la transición se realice de forma ágil.
Puede decirse que ninguna circunstancia es completamente previsible, pero el uso de un método y unas técnicas eficaces para abordar estos procesos, puede suponer para una empresa un ahorro de más de la tercera parte de los costes totales y la garantía de que finaliza en las fechas estimadas.
He comprobado en diferentes proyectos, como muchas compañías que no las han empleado siguen después de más de un año de la fecha de finalización sin haber acabado el proceso de transición. Los trabajadores continúan realizando las actividades de antes, sin llegar a familiarizarse completamente con las nuevas tareas.
La gestión del cambio debe contemplar factores como los expuestos y también muchos otros como pueden ser: las necesidades formativas, la importancia de potenciar las capacidades y habilidades de las personas para afrontar adecuadamente la nueva situación, la necesidad de analizar los procesos para conocer cómo quedan, la transcendencia de plantear escenarios alternativos, la ventaja de identificar impulsores, etc.
Quedarse parado ante un cambio sin emplear ninguna metodología es la forma más rápida de que este nos pase por encima y aplaste todas las oportunidades de llevarlo a cabo con garantías de éxito. En los tiempos tan variables, puede decirse que no es más competitiva la organización que utiliza más recursos, sino la que analiza mejor los cambios y emplea eficazmente el conocimiento para establecer cuáles son necesarios y qué medidas son más apropiadas aplicar antes, durante y después del mismo.
