Gestionar eficazmente el conocimiento incrementa el rendimiento y la productividad en las empresas

Numerosas compañías en España están perdiendo diariamente mucho dinero porque no aplican metodologías que ayuden a sus empleados a potenciar y administrar de forma apropiada su conocimiento. Las empresas dedican una parte importante de su presupuesto a gestionar el talento de las personas, pero apenas asignan recursos para gestionar el conocimiento. La consecuencia es clara: se producen con frecuencia errores que podían haberse evitado y se toman decisiones no acertadas que afectan a la estrategia, operativa y estructura de la entidad.

La mayor equivocación de los dirigentes es pensar que con la formación que se imparte de manera periódica es suficiente. La adquisición del conocimiento a través de esta enseñanza es solo una parte muy pequeña de todo lo que abarca la gestión del conocimiento en una organización y de los beneficios que su aplicación genera.

La falta de aplicación de metodologías que administren óptimamente el conocimiento y de indicadores que faciliten saber el estado en que se encuentra una empresa conlleva, entre otras cosas: accesos a fuentes de conocimiento poco veraces, retrasos en el intercambio de conocimientos clave que reducen la capacidad de respuesta de los trabajadores, dependencia muy alta de empleados que poseen conocimientos críticos, inadecuada adaptación a los cambios por la falta de preparación del personal, etc.

El primer paso para que una empresa desarrolle actividades de gestión del conocimiento es crear un área específica en la que se definan y desarrollen todos los procesos, actividades y funciones destinadas a facilitar la asimilación, difusión, intercambio, actualización y retención del conocimiento. En el caso de que la empresa sea muy pequeña o no tenga presupuesto, una alternativa posible es definir los procesos dentro de la operativa de la compañía y establecer las reglas para que sean desarrollados correctamente. Es necesario tener en cuenta que los procesos de gestión del conocimiento deben incorporarse dentro de las tareas diarias de cualquier trabajador y formar parte de su rutina de trabajo. Así, por ejemplo, deben emplearse en la explicación de tareas y funciones nuevas, en las presentaciones de temas y demostraciones, en el envío de correos electrónicos con indicaciones concretas, en la generación de feedbacks, en el intercambio de experiencias de un proyecto, en el tratamiento de problemas, etc.

La gestión del conocimiento aporta muchos beneficios a las empresas que actualmente no se aprovechan:

> Ayuda a conocer cuáles son los conocimientos críticos en la organización y su nivel de distribución. Muchas empresas confunden los conocimientos críticos con aquellos relacionados directamente con su negocio y esto, con frecuencia, no es correcto. Imaginemos una empresa financiera que solo tiene un empleado muy experto destinado a la ciberseguridad. En el caso de que ese trabajador cause baja por enfermedad y coincida con que se produce un ciberataque o que los principales ordenadores se contagien de un virus informático, la empresa podría tener enormes pérdidas si a la hora de abordar el problema nadie sabe cómo actuar. Si solo existe un empleado con dichas funciones, es necesario que parte de ese conocimiento crítico se registre y transfiera a otras personas. Si no es posible incorporar a otro trabajador, la creación de un protocolo de seguridad disponible para que cualquier empleado pueda utilizarlo en caso de una emergencia estaría muy indicado.

> Facilita organizar los conocimientos importantes y que sean fácilmente accesibles por todas las personas. Esto puede conseguirse, por ejemplo, a través de la creación de un mapa de conocimiento. En este mapa se estructura el conocimiento de manera organizada y se representa desglosado en diferentes niveles de detalle. Los usuarios con acceso a este sistema acceden de forma muy ágil a los expertos de diferentes materias y la localización de estas, a las nociones principales sobre nuevos contenidos y tendencias, las mejores prácticas relacionadas con cada tipo de actividad, etc.

> Mejora la difusión de conocimientos. Con frecuencia, muchas de las directrices y explicaciones que comunican los jefes a sus empleados o que se difunden entre los propios trabajadores inducen a errores, se olvidan o son mal interpretadas. El problema se achaca con frecuencia a la falta de capacidad de las personas que reciben las indicaciones, sin embargo, a menudo tal suposición no es cierta porque el fallo proviene principalmente del emisor de los conocimientos que no aplica ninguna metodología: se interrelacionan muchos conocimientos al mismo tiempo, se omite información clave, no se ponen ejemplos que ayudan a la comprensión, no se utilizan técnicas para recordar los términos difíciles, no se remarcan ni ordenan los conocimientos más prioritarios, se ofrecen explicaciones incompletas, etc. A través de las técnicas de gestión del conocimiento se evitan estos errores y se facilita una comunicación más ágil y comprensible.

> Promueve el intercambio de ideas, experiencias y mejores prácticas. A menudo, las experiencias positivas y las mejores prácticas no se registran ni traspasan de unas áreas a otras y con el tiempo se olvidan. La creación de comunidades de práctica posibilita este intercambio. Están formadas por grupos de personas plenamente concienciadas de la importancia y necesidad de compartir sus conocimientos y la experiencia que han adquirido. Aúnan sus intereses y colaboran intercambiando sus ideas. De forma progresiva, van construyendo una base de conocimiento para retroalimentarse y seguir aprendiendo cada día más de las materias que abordan. Al cabo del tiempo desarrollan iniciativas en común muy innovadoras y útiles.

> Favorece la retención del conocimiento y evita que pueda perderse. Muchos trabajadores que se jubilan o que se van a otra empresa dejan un enorme vacío que afecta negativamente a las actividades que desempeñaban. Aunque se incorporen nuevos empleados, estos profesionales no tienen el saber hacer de los anteriores expertos y se producen con frecuencia errores y retrasos en la ejecución de las tareas. Desde el punto de vista de la gestión del conocimiento este problema se resuelve evaluando los riesgos de pérdida de dichas nociones, viendo el nivel de distribución existente y desarrollando planes de transferencia de conocimientos dentro de la compañía que eviten la aparición de tales gaps o lagunas.

Existe una amplia gama de técnicas para potenciar el saber hacer de los empleados que no se utilizan, ya que en los últimos años las inversiones se dirigen principalmente a la tecnología. Pero también la tecnología sin la gestión del conocimiento se infrautiliza porque muchas funcionalidades no se comprenden bien y los usuarios no se familiarizan con ellas. Invertir en tecnología sin aplicar la gestión del conocimiento en una empresa es como empujar un automóvil con el freno de mano puesto. No consiste en poner muchas personas a empujar el choche, sino en tener el conocimiento necesario para saber rápidamente la razón que impide que el coche se mueva.

Actualmente, nuevas metodologías como la gestión eficaz del conocimiento han surgido con mayores avances que las versiones tradicionales e incluyen aspectos de neurociencia, gestión del cambio e inteligencia artificial que las hacen más útiles y ayudan de forma más práctica a las empresas a enfrentarse a los nuevos desafíos.  @mundiario