¿Qué es la gestión del conocimiento y cuáles son sus beneficios?

Es importante no confundir la gestión del conocimiento con la gestión de la información. El conocimiento es un concepto más amplio, complejo y práctico. Está formado, entre otras cosas, por las nociones aprendidas, por las experiencias y el saber hacer adquirido, por las ideas y valores transmitidos, etc. Nos acerca a la realidad para comprender, por ejemplo, las características y diferencias de los elementos que forman parte de ella, entender la relación que guardan entre ellos, saber qué hacen o cómo funcionan o conocer los cambios que experimentan. Como consecuencia, incrementarlo permite, en general, prever situaciones con mayor certeza, tomar mejores decisiones y obrar de forma más adecuada.

En el caso de la información es diferente. Documentos con fórmulas complejas e inconexas, sin explicaciones o codificados con reglas desconocidas pueden ser información, pero si una persona no logra entender lo que pone ni extraer algo que amplíe su saber, la clasificación que efectúe de estos documentos podrá ser una actividad de gestión de información, pero en ningún caso de gestión del conocimiento.

La gestión del conocimiento incluye las actividades, métodos, herramientas y técnicas utilizadas para aprovecharlo y potenciarlo al máximo. Engloba las acciones relacionadas con la creación de nuevos conocimientos, la identificación, asimilación, actualización, intercambio y retención de conocimientos clave, etc. Transferir nociones sin ninguna metodología ni técnica no es gestionar el conocimiento. Esto es igual que decir que dar patadas a una pelota sin cumplir ninguna regla, sin tener porterías, ni formar equipos es jugar al fútbol. Su aplicación requiere seguir una metodología rigurosa con acciones específicas, establecer un modelo de referencia, incorporar métodos, procesos y procedimientos de gestión del conocimiento, definir roles con funciones claras, incorporar indicadores del nivel de madurez para evaluar el grado de desarrollo, implementar herramientas informáticas para dar soporte a sus actividades, etc.

Si analizáramos la importancia que la administración de este recurso tiene en la productividad, en la distribución de los recursos y en el rendimiento en el trabajo comprobaríamos que su papel es decisivo. Una decisión tomada sin tener un conocimiento previo adecuado puede malograr un gran proyecto en cuestión de segundos. Se toman miles de decisiones al cabo del tiempo y muchas de ellas resultan ser un fracaso porque no se analizan los conocimientos que se tienen, los que son necesarios y aquellos que son imprescindibles, pero que no se conoce que deben adquirirse.  

Uno de los grandes retos que tienen las empresas españolas es potenciar y aprovechar al máximo el conocimiento de sus empleados. Es necesario aplicar indicadores que determinen el nivel de actualización de los conocimientos que se transmiten y evaluar el grado de veracidad de las fuentes de conocimiento que se consultan; es importante identificar los conocimientos claves que aportan valor y los gaps que existen. Se requiere incorporar técnicas para mejorar el intercambio de ideas y crear mapas de conocimiento para facilitar a los empleados consultar sus dudas y dar respuesta inmediata a los problemas que surgen. Es necesario incrementar la formación para mejorar la asimilación y difusión de conocimientos, aprender a través de los errores, retener el conocimiento de los expertos y diversificarlo para evitar la excesiva dependencia, etc.

Avanzamos hacia una era con gran cantidad de noticias falsas y de informaciones sesgadas que requiere incorporar medidas con urgencia. La gestión del conocimiento debe incorporarse en la educación y formar parte fundamental de la formación que se imparte en las escuelas para conseguir personas con elevada capacidad resolutiva que puedan hacer frente a los desafíos futuros.

Empresas, centros de investigación y universidades deben también empezar a incorporarla cuanto antes. España es uno de los países europeos que presentan un gran atraso en su incorporación por la escasez de políticas gubernamentales de estímulo, y sin embargo cuenta con una de las metodologías más avanzadas en Europa desarrollada por la Fundación Gestión del Conocimiento. Esta nueva metodología, denominada gestión eficaz del conocimiento, incluye procesos para gestionar los cambios, avances de neurociencia para entender el funcionamiento del cerebro y mejoras relacionadas con inteligencia artificial para aprovechar la información de los datos y traspasarla a conocimientos explícitos de enorme utilidad. Una metodología muy avanzada y práctica que lleva incorporados, entre otros, indicadores que miden el impacto de la gestión del conocimiento en la calidad de vida de las personas, en la seguridad, en la educación, en la calidad medioambiental y en valores como la tolerancia y el respeto.

España no necesita tanto de empresarios competitivos como de gestores del conocimiento con visión de futuro. Son estas las personas que lograrán el progreso social en una sociedad en la que los mejores resultados vendrán determinados por la eficacia en la gestión de este valioso activo. @mundiario