Es necesario gestionar el conocimiento de los empleados que se jubilan o se van

Cuando un empleado con gran experiencia se jubila o se marca se produce una pérdida de conocimientos enorme que conlleva un coste muy considerable que tarda bastante tiempo en recuperarse en cualquier entidad. 

Los profesionales que llevan tiempo en una compañía, acumulan una amplia gama de nociones muy diversas que les permiten ejecutar sus actividades de forma efectiva y competente.

Todas estas nociones no solo se limitan a su formación técnica, sino que abarcan el conocimiento, entre otras cosas, de la estructura, los procesos y procedimientos, las reglas de la entidad en la que trabajan, los condicionantes y requerimientos que hay que tener en cuenta con las empresas con las que se relaciona su organización, las prioridades y estrategia de la dirección, las conductas y forma de trabajar del personal, las características de las aplicaciones informáticas que manejan, la organización de la información que se registra, los últimos cambios afrontados en los diferentes departamentos, etc.

Por otra parte, el saber de estos profesionales, que se enriquece con la experiencia acumulada por afrontar durante muchos años situaciones complejas y diversas, los dota de una capacidad de respuesta y una destreza muy superior al resto de empleados. En repetidas ocasiones, pueden encontrarse casos que demuestran su efectividad para solucionar con rapidez problemas que causaban graves retrasos en la realización de las actividades.

No hacer nada para retener su conocimiento o intentar reemplazarlos por otras personas sin aplicar una metodología que administre de forma adecuada estos conocimientos es uno de los grandes errores hoy en día en las empresas.

La gestión eficaz del conocimiento, una de las metodologías más avanzadas en este ámbito, permite llevar a cabo las acciones necesarias para retenerlo a través de novedosas técnicas que facilitan:

• Identificar los conocimientos claves de esas personas, sean explícitos o tácitos (no se encuentran registrados). No es necesario traspasar todos los conocimientos, puesto que el tiempo con que se cuenta generalmente para llevar a cabo estas tareas es muy limitado, sino aquellos que aportan mayor valor conforme a unos criterios preestablecidos.
• Evaluar la calidad de los conocimientos que se pierden. Para ello se aplican unos indicadores que miden la calidad de dichas nociones y facilitan seleccionar las mejores.
• Analizar los gaps de conocimiento de la entidad antes y después del cambio.
• Estimar la distribución de los conocimientos después de las bajas, los riesgos y sus consecuencias en la operativa y productividad de la empresa.
• Diseñar un plan de transferencia de conocimientos ajustado a las personas que se jubilan o se marchan, características de la entidad, tiempos disponibles, personal de reemplazo y conocimientos clave.
• Evaluar el nivel de madurez de la gestión del conocimiento en la empresa y desarrollar un plan de acción para pasar de un nivel a otro superior.

De la misma forma que es muy importante impedir que las nociones de utilidad se pierdan, es necesario gestionar el conocimiento de los nuevos empleados que se incorporan para que desarrollen sus tareas sin errores, equiparando sus nociones y destrezas con aquellos que tienen mayor experiencia.

Entregar a estos trabajadores manuales que muchas veces se encuentran desactualizados o informaciones muy generales o incompletas sobre muchos temas no es la mejor forma de prepararlos, ya que muchas veces solo les generan dudas y confusiones. Se debe separar información de conocimiento y elaborar un mapa con nociones muy concretas y prácticas que transfiera el saber hacer de la entidad y facilite entender claramente las funciones, tareas y responsabilidades, conocer los aspectos principales de la estructura, organización y estrategia de la entidad, asimilar las mejores prácticas y lecciones aprendidas, instruirse sobre los procesos y errores cometidos para poder evitarlos y crecer profesionalmente, adquirir una cultura del conocimiento que permita experimentar los beneficios de compartir el conocimiento con los compañeros, en lugar de atesorarlos para el propio beneficio o reconocimiento personal, etc.

Hay muchas tareas dentro de este ámbito que necesitan implementarse para incrementar la productividad y el rendimiento de los nuevos profesionales. El talento y potencial de un trabajador no solo depende de sus capacidades, como muchas veces se argumenta, sino básicamente de cómo se gestiona el conocimiento dentro de la entidad, para que este recurso se asimile, actualice, difunda, retenga o intercambie con la máxima agilidad, utilidad y eficacia. @mundiario