Cómo controlar el proceso de planificación de un evento
Los eventos son una actividad amplia y diversa en auge que aportan mucho valor a las marcas, siempre que sean de calidad.
El mundo está lleno de acontecimientos, algunos a gran escala y otros más personales, pero toda gestión de eventos sigue una serie de rituales para lograr el éxito de los mismos y la repetición a lo largo del tiempo.
Si te encuentras en esta coyuntura o planeas realizar un evento de cualquier tipo, sabrás o intuirás que el nivel de control sobre la planificación es exigente. Todo parte de una idea que responde a la siguiente pregunta: ¿cuál es el objetivo del evento? Y que a su vez nos lleva a la siguiente: ¿qué quieres lograr? Teniendo estas dos cuestiones claras se solucionarán con rapidez muchos problemas que puedan surgir más adelante.
Por tanto, ya que el evento a realizar está claro, nos adentraremos en las dinámicas a seguir posteriormente para que el acontecimiento que preparamos sea un éxito, pueda repetirse anualmente – si es el caso – y podamos anticiparnos al mismo. Para lograr esa anticipación se hace preciso controlar muchas variables e indudablemente un software para gestión de eventos ayudará a tener ese control sobre la planificación de la que hablábamos antes.
El sueño de todo gestor de eventos es que alguien con una gran audiencia hable del evento en sus redes y éste se convierta de la noche a la mañana en viral, pero en vez de esperar a que esto suceda – si sucede – conviene ponerse manos a la obra con una buena estrategia que pasa por los siguiente:
> El evento debe ser interesante para, al menos, la audiencia a la que se dirige. Luego siempre podemos captar nuevos adeptos.
> Crea contenidos digitales asociados con el evento para que la audiencia lo comparta en las redes sociales.
> Crea contenido novedoso, emocionante y que ayude a resolver dudas o que cubra temas de interés para esa audiencia.
> Crea un hashtag de tu evento desde el principio.
> Crea un grupo de embajadores de marca que hablen del evento o si alguien, en redes, habla del mismo, conversa con él y agradécele el input.
> Integra el proceso de venta de entradas en la web del evento.
> Crea una campaña de email marketing.
> No pierdas de vista los datos sobre tu evento: ventas, inscripciones, menciones… De ahí – pero también por todo lo anterior - la importancia de contar con un buen software de gestión de eventos.
Durante la planificación del evento debemos buscar la simplificación y la sencillez de todos los procesos. Esto será beneficioso para nosotros – que no acabaremos envueltos en una espiral de caos – y para la audiencia que podrá acceder de manera fácil a la información del evento y/o inscripción/compra de entradas. Y por supuesto, no dejes nada al azar, la planificación consiste en evitar esto. Toma decisiones en base a los datos que un buen software de gestión de eventos pueda ofrecerte y así estarás asegurando tus pasos. @mundiario
