Descubre la mejor manera de gestionar la facturación y contabilidad de tu Pyme

Cuando los emprendimientos crecen y la gestión de la contabilidad y facturación se convierte en algo engorroso, lo mejor es adquirir un software de gestión que facilite todo el proceso mediante herramientas informáticas.

Un software de gestión tiene funciones integradas que proporcionan soluciones a las empresas, sin importar su tamaño. De esta manera, la contabilidad se simplifica y el emprendedor puede dedicarse a su negocio.

¿Qué es un software de gestión?

Los programas que pueden gestionar la contabilidad y facturación son sistemas informáticos, los cuales integran varias herramientas interconectadas que realizan la gestión de muchos aspectos de la administración de la empresa. Con estos programas se facilitan las tareas y permiten que se automaticen muchos procesos, con lo cual se gana en productividad.

En el mercado existen muchas opciones, así que será necesario hacer una elección acertada, basada en las necesidades de la empresa que vaya a usar el software. Lo mejor será elegir una opción flexible que se adapte a muchos escenarios.

¿Qué se debe buscar en un software de gestión contable?

Un software de gestión puede tener muchas características, las siguientes son las más importantes:

Accesibilidad. Lo mejor es elegir un software que disponga de tecnología iCloud, que permite que se pueda acceder desde cualquier lugar del mundo. Esto es muy útil para empresas que se mueven a nivel global, y sus ejecutivos viajan y necesitan tener a mano el estado de la empresa.

Agilidad. Es bueno que el software tenga funciones rápidas y dinámicas. Por ejemplo, crear facturas con un programa de facturación, de manera que puedan enviarlas a los clientes desde la propia aplicación, así como hacer informes contables automáticos, entre otros.

Entorno colaborativo. Esto significa que todos los involucrados tengan acceso a la información y no sea necesario enviar emails o reportes. Esto facilita la comunicación, y además, minimiza los errores.

Integración. La facturación integrada con la contabilidad es una función muy útil para la gestión contable. Lo más idóneo es que se carguen los datos una sola vez, de forma que toda la información se integre y se generen los cálculos, reportes y facturas correspondientes de forma sencilla.

Adaptabilidad. Un software de gestión debe adaptarse a las necesidades de la empresa y a su manera de operar.

Por módulos. Un software que esté diseñado por módulos permitirá que la empresa pueda adquirirlos a medida que crece y desarrolla.

Fácil traslado de datos. Cuando se va a adquirir un software nuevo para un negocio, uno de los problemas que se puede presentar, es tener que trasladar una gran cantidad de datos a la nueva plataforma. Por eso hay que elegir un software que tenga una fácil migración de la información.

Base de datos única. Esto permitirá controlar todos los aspectos de la administración desde un solo punto. Además de poder tener la base de datos actualizada para todas las funciones.

Varias versiones. Un software con varias versiones será ideal para un negocio en expansión, ya que se podrá cambiar la versión fácilmente y a medida que sea necesario. También será conveniente que se puedan añadir funciones nuevas a la misma versión para cubrir las necesidades que surjan.

Herramientas de control. Será conveniente que el software cuente con opciones de control administrativo, de manera que se detecten problemas y se puedan resolver con rapidez.

Herramientas de análisis. Será buena idea elegir un software con cuadro de mando personalizable por perfil de usuario, lo cual ofrecerá muchas posibilidades a la dirección de la empresa.

Multiempresa y multialmacén. Un software que permita cargar información de dos entidades diferentes y varios almacenes, puede ser muy conveniente para muchas empresas.

Intuitivo y fácil de usar. Una herramienta de gestión debe ser sencilla de usar y no requerir formación para el personal, de esta manera se podrá ahorrar tiempo, así como la podrá usar todo personal que lo requiera, incluso personal nuevo.

Con las ventajas que ofrecen los software de gestión en la actualidad, es impensable hacer una gestión contable y de facturación de la empresa sin su ayuda.