El sistema de tarjetas, solución innovadora al problema de comunicación interna

Sistema de tarjetas de colores./ PLAAM
Sistema de tarjetas de colores. / PLAAM

El rumor deja de tener cabida, los mensajes llegan con claridad, el error se convierte en aprendizaje, indicadores objetivos para la toma de decisiones y un feedback 360º.

El sistema de tarjetas, solución innovadora al problema de comunicación interna

Según indica la última encuesta realizada por Speexx Exchange de diciembre de 2015, con más de 220 participantes de Europa, Asia y América, el 98% de los encuestados consideran que la comunicación es importante o muy importante para el éxito global del negocio. Sin embargo, dice el maestro Peter Drucker que el 60% de los problemas empresariales son debidos a una mala comunicación.

Por tanto, todo indica que si queremos enfocar a negocio tenemos que resolver el grave problema de la comunicación interna, sobre todo en una época marcada por una acuciante necesidad de transformación digital en las empresas, debido al desarrollo de la economía digital.

La comunicación es un tema que me ha apasionado siempre, ha sido en los últimos años donde he dedicado grandes esfuerzos a su análisis y al planteamiento de diversas soluciones. Mi curiosidad empieza gestionando una cadena de retail en pleno crecimiento, donde enseguida me doy cuenta que a medida que crecemos la información deja de fluir, la cultura de la empresa se disipa y las sugerencias dejan de llegarnos, perdiendo en los servicios centrales contacto con el cliente.

Es obvio significar que las Personas son el intangible más importante de una organización y en una cadena de tiendas todavía más, por ello gran parte del tiempo del equipo de Dirección de Personas se centró en aquella época en dar respuesta a esta situación que venía acompañada de un periodo de pleno empleo que dificultaba enormemente encontrar a las personas adecuadas para nuestros propósitos empresariales.

Entre las muchas cosas que ideamos en el equipo de desarrollo de Personas, quiero destacar una por su originalidad y por el conocimiento que nos aportó, además de mejorar notablemente el grave problema de comunicación interna con el que nos encontrábamos, es el Sistema de Tarjetas de Colores.

Teníamos muy claro que transmitir correctamente a las Personas los objetivos y valores que promueve la organización es fundamental para ejercer el liderazgo colaborativo que pretendíamos y así poder generar una cultura de apropiación, fidelidad y sentido de pertenencia hacia la empresa.

También era muy común que en todas nuestras visitas a las tiendas nos comentasen siempre lo mismo y se resumía en que los servicios centrales no contaban con los vendedores de tiendas, no les escuchábamos, no hacíamos caso de sus propuestas, en definitiva, eran los que estaban más próximos a los clientes y sin embargo sus opiniones no eran tenidas en cuenta.

Así nace el Sistema de Tarjetas de Colores, cuyo desencadenante fue la propuesta de no renovación del contrato a una vendedora de tienda. Efectivamente, ante la propuesta de la supervisora de finiquitar la relación laboral de una vendedora, me puse en contacto con ella para comunicárselo y cuál es mi sorpresa cuando me dice: “Guillermo, yo soy una estupenda trabajadora, en seis meses que llevo en la compañía nadie me ha corregido error alguno, por lo cual entiendo que lo estoy haciendo muy bien”.

Pues bien, en ese momento me dije, será la última vez que un trabajador me dice esto, la próxima vez que afrontemos una renovación tendremos los suficientes datos objetivos para tomar la decisión adecuada. Y así fue, pusimos a funcionar el sistema de tarjetas, creamos varios indicadores más de medición del talento, sacamos el primer sistema de retribución variable, en definitiva, empezamos a medir los intangibles. Por cierto, a la vendedora se le renovó el contrato y fue una trabajadora destacada de la cadena.

El modelo consiste en el envío de tarjetas de colores online de forma anónima para transmitir conocimiento, cultura empresarial, sugerencias y evaluar jugando.  Todas las personas que conforman los equipos, áreas, unidades de negocio o departamentos se pueden enviar tarjetas entre si, la única limitación es que los miembros de un mismo equipo no lo pueden hacer entre ellos.

Consta de varios tipos de tarjetas:
> Azul: comunican los valores de la compañía o el trabajo bien realizado y suponen un reconocimiento a la persona que se le envía.
> Naranja: comunican y advierten incumplimientos o errores de las normas o procesos establecidos, contribuyendo a que puedan solucionarlo y no se convierta en un defecto.
> Roja: comunican una reiteración en incumplimiento de una norma o error, o bien, no respetar la misión, visión u objetivos estratégicos.
> Verde: comunican sugerencias o propuestas de mejora y ayudan a validar la cultura y estrategia empresarial.PLAAM tarjeta azulPLAAM tarjeta naranjaPLAAM tarjeta rojaPLAAM tarjeta verde


Pasada la primera fase de desconfianza por parte de los usuarios en el envío de tarjetas, pronto nos dimos cuenta de sus importantes beneficios, el rumor empieza a no tener cabida, los mensajes llegan con claridad, el error es un sistema de aprendizaje, nos aporta indicadores muy objetivos para tomar decisiones, las sugerencias recibidas nos ayudan a mejorar desde la perspectiva de los clientes, en definitiva, estábamos ante un auténtico modelo de feedback 360º.
 PLAAM cuadro mando tarjetas
La implantación de la metodología de tarjetas es un factor clave, ya que según la realicemos tendremos garantizado gran parte del éxito, por ello utilizamos una red social corporativa, herramienta privada para la comunicación y colaboración online, disponible en el teléfono móvil y que además nos permite dar formación, aprendizaje y colaboración online, facilitando el proceso y reduciendo los costes.


Los principales beneficios que se obtienen son los siguientes:

1. Conocimiento de los miembros de la empresa: dedicarles tiempo, ganarnos su confianza, profundizar en las personas, evitando las etiquetas y rumores
2. Comunicación inmediata, fluida, sintética, constructiva, clara y eficaz
3. Transparencia e información eficiente
4. Claridad, se evita la ambigüedad y los rumores
5. Mejora del clima laboral y del compromiso
6. Valor, a través de la crítica constructiva el error se convierte en un sistema de aprendizaje y la felicitación en un claro elemento motivador y potenciador de los talentos
7. Objetividad en los indicadores
8. El feedback 360º
9. La gestión del conocimiento a través de la tarjeta verde
10. Visión global de la organización

Hoy en día lo aplicamos como producto estrella en las empresas, a través de nuestra empresa Plaam Custom Management Plans, que entre otros muchos servicios nos dedicamos a ayudar a las organizaciones a diseñar, optimizar y desarrollar el área de Dirección de Personas para conseguir realizar la transformación digital con el compromiso de todos los trabajadores de la organización y utilizando la tecnología adecuada.


Termino con una magnífica frase célebre de George Bernard Shaw: “El problema más grande en la comunicación es la ilusión de que ésta existió”.

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