Recursos eficientes: la gestión de notas de gastos digitales

Gestión de gastos con el móvil u ordenador. / William Iven. / Pixabay
Gestión de gastos con el móvil u ordenador. / William Iven. / Pixabay

Un empleado destina 20 minutos en completar una nota de gastos y uno de cada cinco informes de gastos contiene errores o falta de información. La solución de la que hoy hablamos permite resolver estos problemas a empresas y autónomos.

Recursos eficientes: la gestión de notas de gastos digitales

Ya seas autónomo o tengas una empresa hay algo que obligatoriamente haces: registrar un gasto en tu contabilidad.  De hecho, la Agencia Tributaria exige a todos especificar el tipo de gasto. Ello lleva a una situación tediosa como es el guardar ciertos tickets y contabilizarlos cuando vayamos a realizar nuestro informe de gastos. Suena todo muy aburrido y lleva aparejado cierta sensación de pérdida de tiempo ya que, de media, un empleado destina 20 minutos en completar una nota de gastos, según un estudio de la GBTA, y uno de cada cinco informes de gastos contiene errores o falta de información.

Por ello cada vez más empresas y autónomos se plantean ser más eficientes a la hora de gestionar sus gastos. Todo pasa por agilizar estos procesos mediante su digitalización, una medida, además, que permite suprimir el papel y abaratar costes.

Esto nos lleva a hablar de soluciones tecnológicas que proporcionen ayuda en temas como el que estamos tratando con el fin de ahorrar tiempo y pérdida de información. Es el caso, por ejemplo, de Expensya, un desarrollador de software para la automatización de informes de gastos.  La solución acaba de recibir la homologación de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). ¿Qué significa esto? Una de sus funcionalidades más innovadoras de Expensya es la tecnología OCR+ que lee recibos y facturas e ingresa los datos automáticamente, lo que permite reducir hasta un 80% del tiempo que los empleados utilizan para la entrada de datos. Esta funcionalidad o certificación digitalizada de Expensya es la que acaba de recibir la homologación de la AEAT, lo que supone que, a partir de ahora, la copia digital de todos los tiques y facturas digitalizados a partir de la aplicación de Expensya, tienen el mismo valor legal que su copia original en caso de control por parte de las autoridades fiscales. Todo ello implica, además, que los usuarios españoles puedan deshacerse de las facturas en papel sin necesidad de ser archivadas.

Además, la solución web y móvil de Expensya para iOS, Android y Windows Phone almacena todos los datos en la nube, lo que permite gestionar los gastos en todo momento y desde cualquier lugar.

Si en nuestro smartphone, en la aplicación de descarga de apps, buscamos “app gastos de empresa”, Expensya será una de las primeras opciones gratuitas que nos aparecerá y que nos dará la posibilidad de agilizar la gestión de la contabilidad gracias a su software moderno y que ya utilizan más de 4.000 empresas en todo el mundo.

La asistencia online, asistencia telefónica o los videotutoriales son algunos de los recursos de apoyo que ofrece Expensya para que nadie sienta que no puede manejar una app como esta.

Las empresas pueden optar por una buena solución de gestión de gastos pero siempre deben tener presente que esta herramienta cumpla con unas funciones tecnológicas mínimas e imprescindibles, y, sobre todo, que disponga de la homologación pertinente para cumplir con la Agencia Tributaria, y en consecuencia para cumplir totalmente con la regulación.

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