Lo que no se puede medir, no se puede mejorar
Fue a finales del siglo XIX cuando un físico y matemático británico William Thomson Kelvin, enseñó a sus alumnos que “lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre”.
Y esta enseñanza es aplicable a todos los campos no solo al de la física. Y como no puede ser de otra manera también es aplicable a la mejora de eficiencia en cualquier Departamento de Compras. Y más aún cuando estamos viviendo una situación de incertidumbre como la actual.
Esta necesidad de medir nuestros resultados, cuantificar riesgos, medir desviaciones… nos aporta muchísima información útil panegocira nuestro negocio. Pero no sólo es importante medir o cuantificar los hechos ya pasados para intentar mejorar y establecer desviaciones, sino que es de vital importancia prever y medir los sucesos a futuro. Sin esta previsión será imposible realizar una planificación.
Cualquier sistema de medición de resultados que establezca el departamento, debe estar alineado no solo con los objetivos de nuestra compañía sino también con los objetivos de los demás departamentos. Si cada departamento mide los resultados en función de distintas variables, nunca lograremos establecer conclusiones y cualquier reunión de presupuestos que nos podamos imaginar carece de sentido.
En definitiva, sin un sistema de medición no existirá posibilidad de gestión. Y sin unos objetivos claros y definidos nunca llegaremos a lograr un progreso sostenido.
¿Cómo identificar cuáles son los indicadores más eficaces para nuestro sistema de gestión?
El error más común que solemos encontrar en los cuadros de mando, es intentar incluir todos los indicadores que nos podamos llegar a imaginar. Independientemente de que sean interesantes o no, o de que generen valor para nuestro negocio.
La regla básica de menos es más aquí encaja a la perfección. Lo primero que debemos hacer es identificar cuales son los indicadores que son específicos, medibles, cuantificables, alcanzables y realistas que generen valor añadido a nuestro cuadro de mando. Y esto depende de cada compañía.
Por ejemplo, si estamos en una empresa con graves problemas de tesorería, incluir un indicador para medir el tiempo medio de pago a proveedor parece muy interesante. Pero ¿qué pasaría si estamos ante una empresa con una situación perfectamente saneada en la que el pago no es un problema? ¿será un indicador importante a valorar por este departamento de compras?
A lo mejor lo es, pero en otro sentido, pensando en analizar la mejora de rentabilidad por pronto pago que le supondría anticipar el pago a sus proveedores.
Por ello es muy importante realizar un cuadro de mando ad hoc para nuestra organización. Identificar qué parámetros son clave para nuestro negocio y no darles seguimiento a indicadores que no nos reportan información útil para nuestro negocio.
Otro factor muy importante a tener en cuenta a la hora de crear un cuadro de mando es la búsqueda de simplicidad tanto en la lectura de datos, como en su interpretación y presentación. Tenemos que pensar que cualquier cuadro de mando debe ser perfectamente interpretado por cualquier miembro de la organización no solo por la persona que lo ha diseñado. ¿De qué serviría un cuadro de mando que solo pudiera interpretar el CPO que lo ha creado?
La mayoría de los departamentos de compras tienen un sistema de objetivos implantados dentro de la organización, que motivan la productividad de sus empleados en base al pago de bonus por objetivos alcanzados. ¿Sería importante incluir dentro de nuestro cuadro de mando las mediciones de variables de productividad del departamento? En mi opinión la respuesta es sí, no sólo para realizar un seguimiento de los objetivos alcanzados vs pendientes de alcanzar, sino también para identificar la productividad individual de cada miembro del equipo. Ya que lo más importante para cualquier departamento es retener el talento e identificar el potencial y productividad de cada uno.
Un error muy frecuente en el que incurren los departamentos de compras es establecer solo indicadores alrededor del concepto “AHORRO” y esto coloca al departamento de Compras en un mal lugar pasándolo a una función meramente de ajuste de precios. Además, al conseguir solo bajadas de precios podríamos incurrir en el error de tener a proveedores con bajo rendimiento.
El objetivo de compras debe ser todo lo contrario, es imprescindible mantener una relación de partner con los proveedores estratégicos que aportan valor a la compañía, a través de proyectos de colaboración en materia de innovación, desarrollo de nuevos productos, nuevos materiales o implementando mejoras de servicio conjunta que mejore la planificación.
Otro punto importante a tener en cuenta es la fuente de información de la que se nutren estos indicadores. Puedes definir un cuadro de mando perfecto para tu departamento, pero si los datos de origen están mal no servirá de nada y el cuadro pasará de ser perfecto a ser ineficiente. Es por ello por lo que nuestra recomendación antes de realizar cualquier cuadro de mando es auditar la fuente de datos, parametrizando correctamente y estableciendo un procedimiento interno de creación e imputación de información.
La misión de esta auditoría del departamento de compras no sólo es revisar que los datos en ese momento estén bien, sino que a futuro tengamos la seguridad de que los errores cometidos no se vuelvan a producir. Esto no significa que no se tenga que realizar revisiones de los datos maestros en un futuro, pero lo que está claro es que las auditorias de revisión implicarán menos tiempo y una periodicidad mayor.
¿Cuáles son las ventajas que nos reporta un cuadro de mando?
La mayor ventaja que nos reporta un cuadro de mando es una visibilidad total, rápida y simplificada de toda la información para un control sobre nuestro departamento. Actualmente existen herramientas de Business Intelligence que nos permite automatizar la lectura de estos datos y presentarlos de forma visible e intuitiva.
Estas herramientas son muy útiles, ya que al estar integradas a nuestros sistemas ERP, podremos acceder a la información en tiempo real sin necesidad de tablas intermedias. Además, estas herramientas nos permiten profundizar en los gráficos de una forma muy intuitiva, fácil y rápida.
Pero me consta que existen muchas empresas que actualmente siguen utilizando excels para reportar y cuantificar los indicadores. De una forma u otra es imprescindible disponer de una herramienta para medir toda la información útil para nuestro negocio, permitiéndonos concentrarnos en la toma de decisiones estratégicas sobre nuestras compras, evitando riesgos y generando nuevas oportunidades de ahorro.
El objetivo final es agilizar el proceso de toma de decisión, basándonos en la información actualizada y considerando todas las variables intervinientes en nuestro departamento. Las compañías que tengan acceso a estos datos y sepan interpretarlos correctamente, tendrán una ventaja competitiva en el mercado.
A continuación, desglosamos las propiedades que debe tener un cuadro de mando para que sea útil al departamento:
> Tener un punto central de información fiable y único.
> Integrar datos de varias fuentes de información.
> Ser una solución a medida que responda a las necesidades de la empresa.
> Estar alineado con los objetivos estratégicos de la compañía.
> Detectar, reaccionar o aprovechar los cambios en el sector, la empresa, los mercados de proveedores y los propios proveedores. Se trata de conocer los factores internos y externos que pueden impactar en la empresa.
> Toma de decisión basada en la información: la capacidad de poder tomar la mejor decisión posible dependiendo del contexto o situación y en base a muchos datos debidamente analizados.
> Capacidad de diseñar una interacción sencilla, eficaz y sobre todo inmediata e implementar iniciativas con rapidez y flexibilidad.
Es el momento de plantearnos cómo estamos realizando el seguimiento de nuestros KPIs y plantearnos si nos está ayudando a conseguir los objetivos marcados.
La definición de un cuadro de mando no es una tarea fácil, siendo los beneficios incalculables ya que ¿Cuál es el coste de tomar una mala decisión en tu compañía?
Ana del Moral Lechuga es Ingeniera de Organización Industrial con más de 5 años de experiencia en proyectos de optimización. Actualmente es Senior Project Manager de Euro-Funding, donde gestiona proyectos de Consultoría de Compras para clientes de diferentes sectores.
