Los errores más grandes en las videoconferencias

Videconferencia. / voztele.com
Videconferencia. / voztele.com

Aquí analizamos algunos de los errores específicos que tu empresa puede estar cometiendo en las videoconferencias y lo que puedes hacer al respecto.

Los errores más grandes en las videoconferencias

Las videoconferencias son una de las mejores herramientas para tu negocio. Te permiten ahorrar tiempo y dinero mientras aumentas la productividad de tus empleados. Puedes utilizarlas para reuniones, entrevistas, seminarios y pruebas de productos – ¡para nombrar tan solos algunas utilidades! El problema es que la mayoría de las empresas no están sacando partido del poder total de su servicio de videoconferencia. Aquí analizamos algunos de los errores específicos que tu empresa puede estar cometiendo en las videoconferencias y lo que puedes hacer al respecto.

Error 1: Falta de preparación

La videoconferencia es distinta a una reunión normal en varias maneras. Una de las mayores diferencias es que la preparación correcta es fundamental para una videoconferencia exitosa. Con frecuencia, los participantes no están correctamente preparados para comunicarse por video. Podrían distraerse o intentar hacer varias cosas al mismo tiempo, y eso es letal para la videoconferencia.

En las reuniones con los empleados, ya sean presenciales o remotas, la clave es dejarles saber que prefieres la videoconferencia a una conferencia de solo audio. Estableciendo eso desde el principio, ayudará a todos a sentirse más cómodos y conectados. De esta manera, la videoconferencia se vuelve natural para los empleados, porque es usada con mucha frecuencia.

Para clientes o socios fuera de tu empresa, es buena idea avisarles con tiempo que deseas hacer una videoconferencia. De esta manera, ellos podrán prepararse – ¡lo que significa cualquier cosa desde reservar una sala de conferencia o quitarse sus pijamas y ponerse un traje!

Error 2: Una mala locación

Durante una videoconferencia, tú quieres que la gente se concentre en lo que estás diciendo y que no se distraigan por la pintura llamativa que está colgando en la pared o por personas entrando y saliendo.  Necesitas limitar las distracciones que surjan durante la videoconferencia, por ello la locación es tan importante.

Idealmente, un cuarto bien iluminado con un ambiente neutro es el mejor entorno para una videoconferencia. Una pared o proyector de pantalla es ideal. Si el ambiente es demasiado bullicioso en la sala que quieres usar para la videoconferencia, como una oficina abierta, invierte en un telón de fondo. No tendrá impacto sobre el ruido, pero mantendrá las distracciones visuales a raya.

Otro buen consejo es asegurarse de que tu fuente de luz no esté detrás de ti. Algunas personas cometen el error de colocarse delante de una ventana, lo que hace que estén a contraluz, con su cara oscura y todo lo que se encuentra en la ventana se ve con claridad. Éste no es un buen sitio y no es propicio para una videoconferencia productiva.

En el mercado hay luces especiales para videoconferencia disponibles para la compra, o puedes invertir en luces para tenerlas en tu escritorio o incluso instalarlas en el techo. Asegúrate de que tus luces se vean bien para que tú te puedas ver bien durante tu video conferencia.

Error 3: Movimientos durante la conferencia

Cuando tu posición es estable, produces un video claro y de alta definición. Si sacudes o mueves la cámara, se producirá una imagen borrosa que lo único que logrará es distraer a los otros participantes durante la conferencia. Además, distorsiona tu mensaje general y cuestiona tu profesionalismo. Si debes usar un dispositivo portátil o de mano durante un viaje, debes encontrar un lugar para tu conferencia que garantice la estabilidad de tu dispositivo, ya sea un teléfono inteligente o una tableta.

Las laptops tampoco son inmunes a esto. Si estás haciendo una videoconferencia a través de una laptop necesitas mantener el movimiento al mínimo para no distraer a los otros participantes o distorsionar el video. Asegúrate de escoger un sitio en el que puedas quedarte lo que dure la videoconferencia completa con el fin de mantener estable tu dispositivo.

Independientemente de qué dispositivo estés utilizando, asegúrate de que la cámara esté directamente en frente de ti. Si la colocas en un ángulo que mire hacia arriba de tu nariz, darás una imagen poco favorecedora que no te ayudará a mostrar lo mejor de ti en la videoconferencia.

Error 4: Utilizar los micrófonos incorrectos

Bueno, los audífonos no te ayudarán a ganar ningún concurso de elegancia, pero son los mejores dispositivos para una videoconferencia. Por lo general, las bocinas y los micrófonos de tu computador no son de la mejor calidad para este propósito específico. Podrían crear sonido de feedback en el video porque los demás pueden escuchar lo que se proyecta desde tus bocinas.

También necesitas considerar el ruido ambiente. Si usas la configuración de audio de salida y de entrada predeterminada de tu computador, puede que proyecte una cantidad de ruido indeseado en el video. Puedes evitar este problema utilizando audífonos y micrófonos externos.

Error 5: No utilizar la videoconferencia lo suficiente

Una vez que ya tienes la configuración establecida y todo es más fácil, ¡el error más grande que puedes cometer es no utilizar tu servicio de videoconferencia! Tu negocio no necesita gastar tiempo y dinero innecesario contigo viajando por toda España, ¡cuando pudiste haber usado tu servicio de videoconferencia todo el tiempo!

Puedes evitar estos errores permitiendo que Blue Jeans te ayude a configurar tu sistema de videoconferencia. Es una manera eficiente y efectiva de mejorar tu negocio.

 

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