Siete errores comunes al hacer una presentación de negocios en Powerpoint

Imagen de un hombre presentado una diapositiva de PPT.
Imagen de un hombre presentado una diapositiva de PPT.

¿Cuál es la mejor forma de iniciar? ¿Hasta qué punto son buenos los efectos especiales en las diapositivas? ¿Cómo complementar cada imagen y gráfica?

Siete errores comunes al hacer una presentación de negocios en Powerpoint

Puede que no se den muchos cursos del tema en las universidades, pero una buena presentación de Power Point puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de algún proyecto. Por eso, MUNDIARIO presenta siete errores que deben evitarse a toda costa al momento de hacer una de estas presentaciones ante algún cliente o socio, basado en el libro El arte de presentar (2012), escrito por Gonzalo Álvarez:

1. Copiar un documento de Word en las diapositivas

Es uno de los errores más escandalosos. Muchas personas no hacen más que copiar y pegar el texto de algún documento de Word en uno de Power Point y listo. No obstante, es un serio error porque los dos programas tienen finalidades totalmente distintas, por lo que debe diferenciarse para qué es cada uno. El PPT, que es el programa que ocupa esta nota, debe usarse para expresar y transmitir ideas, no para aglutinar palabras en un pequeño espacio. Punto.

2. Saturar las diapositivas con gráficas

Muchas veces, en el afán de dejar el mensaje claro, las personas saturan cada diapositiva de gráficos, imágenes y textos. No obstante, eso complica la atención de la audiencia, incapaz de enfocarse en tantos números y colores a la vez. La diapositiva ideal es una en la que se incluyan frases cortas y gráficos discretos. “Si quieres contar que la facturación en el 2011 fue de 2.899.248 euros, el 28% superior a la del año anterior, no necesitas ni tablas ni gráficos: basta con decirlo así”, recomienda el autor. En este punto, las gráficas de tartas no deberían tener más de seis rebanadas, agrega.

3. Colocar los elementos al azar

En cuanto se tenga una cantidad discreta de elementos para colocar en cada espacio, lo siguiente es ponerlas en un orden con sentido, es decir, no solo repartirlas como caigan en el espacio. El consejo que da Álvarez en este punto es dividir la diapositiva como si fuera un tres en raya y disponer así las cosas en distintos módulos.

4. Abusar de los efectos especiales

Es cierto que puede ser llamativo e interesante colocar cuando menos algún efecto nuevo en cada porción de la presentación, es decir, ruidos, música o incluso movimientos. No obstante, abusar de estos recursos termina desesperando a la audiencia. “Lo importante es la persona que hace la presentación, su forma de contarlo, no las diapositivas”, resalta el escritor.

5. No ser creativo al iniciar

Pues no es malo que se inicie una presentación yendo directamente a la diapositiva que abre la misma, pero no es la forma más recomendable. Álvarez recomienda iniciar toda presentación con fuerza, con ímpetu, y para ello deja los siguientes consejos: lanzar una pregunta a la audiencia, dramatizar algún hecho, mostrar alguna fotografía impactante o incluso compartiendo alguna historia personal.

6. No completarla con otros recursos

El autor advierte de que muchas personas piensan que agregar recursos extra le quita seriedad a la presentación. Esto dependerá mucho del contexto, pero Álvarez asegura que no está de más aprovechar objetos, simulaciones y hasta trucos de magia para reforzar el mensaje que se quiere transmitir.

7. No ensayar

Por increíble que parezca, muchas personas tienen presentaciones de vida o muerte para su empresa o su posición y se confían de sus capacidades. Por muy bueno que sea el orador, siempre debe ensayar y revisar sus propios errores previo a la presentación oficial. Álvarez recomienda en este punto grabarse a sí mismo dando una presentación piloto y, a partir de ahí, detectar qué errores ha cometido y cómo puede arreglarlos, así como qué aspectos quedaron por mejorar.

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