Pasos fundamentales para crear un área de gestión del conocimiento

Las compañías innovadoras están variando su organización para ser más competitivas y hacer frente a las necesidades que surgen, comenta este autor en un nuevo análisis.

Los tiempos van cambiando y las empresas van adaptando su estructura y organización a los nuevos retos. La difusión y el intercambio de conocimientos se han convertido en valores clave para desarrollar al máximo la capacidad de respuesta de los trabajadores ante los desafíos que aparecen y para poder ofrecer productos y servicios variados con la máxima calidad y eficacia.

Por esta razón, con mayor frecuencia las empresas más innovadoras están planteándose la creación de un área de gestión del conocimiento que permita aprovechar mejor la experiencia de los empleados y beneficiarse de las ventajas que lleva consigo hacer un buen uso de la inteligencia colectiva. Los años en que los departamentos de recursos humanos buscaban personas con nociones concretas están dando paso a los momentos actuales, en los que no es tan importante saber de algo como tener gran capacidad para identificar el conocimiento que puede ser más útil, asimilarlo de forma muy rápida, intercambiarlo adecuadamente y aprender a desarrollarlo para solucionar los problemas y garantizar al máximo que todas las decisiones que se tomen sean las más acertadas.

Las funciones que desarrolla un área de gestión del conocimiento son muy variadas. De forma general y muy resumida destacan: localizar e identificar los conocimientos clave, organizar el conocimiento existente para facilitar su acceso y utilización, definir los procesos para administrarlo adecuadamente y evitar que se pierda, incorporar las mejores técnicas y prácticas para mejorar y potenciar su intercambio y difusión (por ejemplo: comunidades de práctica, lecciones aprendidas, narrativas, mapas de conocimiento), evaluar el nivel de madurez alcanzado en su gestión dentro de la organización, etc.

Para llevar a cabo todas estas actividades es necesario, en primer lugar, dimensionar el área adecuadamente y dotarla del grado de autonomía suficiente. Los objetivos y actuaciones deben precisarse de forma muy clara, por lo que es necesario constituir un departamento para el desempeño de estas tareas específicas y no integrarlo dentro de otros con funciones diferentes como pueden ser recursos humanos, calidad u organización.

Uno de los primeros pasos recomendados es elaborar un modelo de gestión del conocimiento. Es necesario tener en cuenta que las actividades desarrolladas en este departamento pueden aplicarse a cualquier grupo de empleados, por lo que es necesario fijar inicialmente un modelo de referencia. En él se describirán los objetivos y fundamentos del mismo y las directrices que necesitan seguirse para que la gestión del conocimiento sea adecuada, la estrategia a lo largo de su evolución, las reglas y protocolos de actuación principales, los roles del personal que desempeñará las diferentes funciones, los procesos de gestión del conocimiento que se llevarán a cabo, la matriz de relación con el resto de áreas de la compañía, los mecanismos de medición del nivel de madurez, etc.

Otro aspecto relevante a tener en cuenta es analizar cuál será el alcance de las acciones y qué recursos necesitarán emplearse. Hace falta realizar previamente un estudio sobre las principales fuentes de conocimiento y la utilidad de las mismas, nivel de dependencia de los expertos, gaps de conocimiento existentes, facilidades de los empleados para la generación e intercambio de ideas y métodos utilizados, registro y difusión de buenas prácticas, etc. Todo ello permitirá identificar las necesidades básicas y la prioridad y dimensión de las actuaciones y funciones a llevar a cabo.

Una vez evaluados los resultados, las empresas deberán configurar un plan de acción para la implantación del modelo y de las diferentes medidas que deben ponerse en práctica.

La sensibilización y formación de los empleados es un tema de vital importancia dentro de las tareas a efectuar. Muchos proyectos en este ámbito no han tenido los resultados esperados por centrar los esfuerzos fundamentalmente en la implantación de aplicaciones tecnológicas, sin previamente llevar a cabo una eficaz concienciación sobre la importancia y beneficios de compartir el conocimiento y sin ofrecer la preparación necesaria. En España, menos de un 1% de las empresas españolas han incorporado en sus planes de formación durante el año 2015, cursos en esta materia.

Además, deben establecerse claramente los procesos y técnicas para administrar el conocimiento y poder evaluar a través de indicadores fiables los avances que se realizan en su gestión. No se trata simplemente de definir procesos en este ámbito, sino de controlar que dichos procesos se están incorporando dentro de las actividades rutinarias y estimar el valor que aportan. De la misma forma, no todas las técnicas pueden emplearse en cualquier momento o lugar, sino que hay que estimar dónde se obtienen los mejores resultados y qué tiempo lleva su incorporación.

Por otra parte, es muy importante diseñar también un sistema de estímulos para fomentar que las acciones previstas sigan desarrollándose con el ímpetu y la rapidez inicial y evitar que decaiga el interés.