5 aplicaciones gratuitas y online que no pueden faltar en tu tienda

Vivimos un momento dulce para el emprendedor dentro de la vorágine económica que nos rodea. Nunca antes había tenido un empresario tal número de herramientas a su alcance para hacerse ver sin gastar ni 1€. Tanto es así que la visibilidad en la mayoría de ocasiones ya no depende del dinero del que uno disponga, sino que el talento y la imaginación son claves para ser el primero en un nicho de mercado.

Estoy hablando de herramientas que todos podemos encontrar simplemente con tener un ordenador y conexión a internet. Herramientas que ayudan a gestionar correctamente el tiempo, a llevar un control sobre las ventas, a diseñar publicidad impresa o a comunicarnos internamente con otros empleados. En este artículo hacemos una selección de estas herramientas que hemos seleccionado por ser gratuitas y por funcionar 100% en la nube.

La nube toma su importancia en el comercio minorista

Antes de presentar las 5 herramientas seleccionadas me gustaría resaltar la migración masiva que está haciendo el pequeño comercio hacia la nube. Y no me refiero solo a las conversaciones que ya todo el mundo tiene por whatsapp o las redes sociales, sino también al trabajo de gestoría, que cada vez requiere menos documentos físicos en detrimento de los digitales, o me refiero al cada vez menos utilizado ticket de papel respecto al ticket digital que se envía por email al cliente.

El impulso de la nube es tal que incluso podríamos decir que está acabando con el software tradicional que se instalaba en el mismo ordenador en el que se trabaja. Ahora basta con un navegador web como chrome o firefox para acceder a las herramientas más potentes del mercado y si no es gratis, al menos a un precio mucho más bajo.

Trello: organiza el tiempo

Saber organizar las tareas cotidianas de una empresa es un arte que a los emprendedores les cuesta tiempo llegar a dominar. Y es que no todos organizan el tiempo de trabajo de la misma forma ni bajo los mismos criterios para jerarquizar las tareas por importancia. Existen muchas aplicaciones que prometen organizar tu tiempo mediante técnicas concretas como la del pomodoro o mediante el famoso GTD, pero hasta ahora no se había logrado una que consiguiese adaptarse a todas y cada una de las técnicas de organización que podamos imaginar. Estoy hablando de Trello, una startup afincada en el mítico Silicon valley (San Francisco).

Trello es una aplicación web con la que puedes crear con un clic tableros en los cuales se pueden añadir post-its en diferentes hilos. Con una estructura conceptual tan sencilla trello ha enamorado a los emprendedores y ejecutivos que buscan ganarle la partida a la procastinación. Cada Tablero, hilo o post-it puede compartirse con otros usuarios y colaborar de forma conjunta.

Trello se puede utilizar para todo tipo de tareas individuales o conjuntas, como el desarrollo de un proyecto de software, organizar las compras semanales o crear una bitácora del devenir de la empresa. Se adapta a las técnicas de Seinfeld, Gtd, Pomodoro, Action Method, Ztd y a Don’t Break the Chain. Técnicas que se usan de forma habitual en comercios y oficinas.

Ventajas:

• > Es gratis.

• > Funciona en la nube.

• > Tiene una comunidad de varios millones de usuarios.

• > Permite la colaboración de equipos.

• > Permite abrir proyectos al público.

• > Tiene conexión con otras aplicaciones como Slack.

Catinfog: un tpv gratis online

Muchos comercios fracasan porque no tienen un programa de gestión que de pistas al comerciante de la situación financiera y de ventas. Algo tan simple como saber qué productos son los más vendidos para colocarlos más visibles y tener más existencias en el almacén puede llegar a ser vital. Y sin embargo hay un gran número de tiendas físicas que siguen usando una vieja caja registradora.

El problemas es que la mayoría de programas tpv son demasiado complejos y asustan sus interfaces antiguas. Un tpv debería ser lo suficientemente sencillo como para no tener que emplear nada de tiempo para saber usarlo. Además debemos añadir un coste muy alto por la compra y mantenimiento del sistema. Teniendo en cuenta todo esto es comprensible que muchas tiendas usen lápiz y papel para llevar el control.

La solución a estos problemas lo están dando pequeñas startups en internet como la española Catinfog. Catinfog ha lanzado en 2016 un tpv gratuito para tiendas que no requiere de instalación porque se maneja como una página web desde el navegador web. Es minimalista hasta la saciedad aunque no por ello es menos potente. Se puede manejar desde un teléfono móvil, desde un tablet o desde un pc. Además permite disponer de una tienda online de forma automática y que no requiere de un trabajo extra de mantenimiento porque se alimenta del catálogo de productos del tpv. Otra de las grandes ventajas que le da la nube es que el dueño de la tienda puede entrar en el panel de control del tpv desde cualquier parte del mundo desde su móvil y ver toda la actividad de sus empleados, cajas registradoras, etc...

Ventajas:

• > Es gratis.

• > Funciona 100% en la nube.

• > Es realmente fácil de manejar.

• > Tienda online conectada al tpv.

• > Interfaz táctil.

• > Sin instalación ni mantenimiento.

• > Envía el ticket por email a tus clientes.

• > Puedes ver qué hacen tus empleados desde cualquier parte.

Evernote

En muchas empresas se está imponiendo una norma muy sensata que hace ahorrar, espacio y sobre todo mucho tiempo: no tener nada en papel físico, todo debe estar almacenado en la nube. De esta forma cada vez que reciben una factura, la digitalizan y la suben a su almacén virtual. Con esto consiguen en primer lugar que nunca se les pierda documentación. En segundo lugar pueden encontrarla rápidamente con una simple búsqueda. Y en tercer lugar no ocupa espacio y el entorno de trabajo queda más limpio.

Esta práctica se hizo viable gracias a aplicaciones como Evernote. Evernote es a grandes rasgos un almacén de información en la nube. Su punto fuerte es que podemos subir información y clasificarla desde diferentes medios como puede ser un móvil o un ordenador. De esta forma podemos por ejemplo hacer una foto con el móvil a las facturas o a las cartas que llegan a nuestra tienda y automáticamente almacenarlas en nuestra cuenta.

Esto es perfecto no sólo para librarse de documentos en formato físico, sino también para compartir documentación en equipos.

Pensemos por un momento en el dueño de una tienda que no puede pasar todo el tiempo que quiere en su comercio y deja a sus empleados el cuidado de su empresa. La gestión de la tienda sería mucho más sencilla y fluida si a cada documento destacable se le hiciera una fotografía y se subiera a evernote. Así el dueño podría por ejemplo enviar documentación a su gestor sin tener que pasar por su tienda.

Ventajas:

• > Funciona online.

• > Es gratis hasta 60mb mensuales.

• > Permite la colaboración de equipos.

• >Funciona como app nativa en diferentes sistemas operativos.

Slack

Hace ya tiempo que las empresas que están a la última han abandonado el email como sistema de comunicación interno. Sistemas de mensajería instantánea como Slack o Telegram en los que se pueden crear grupos de conversación al instantante o compartir archivos pesados con un clic se están convirtiendo en un estándar de eficiencia y comunicación en las empresas.

Y es un movimiento lógico, pues el email funciona más o menos bien como comunicación con empresas y clientes externos, pero es extremadamente lento para conversaciones de equipo.

Slack es una aplicación web aunque también dispone de aplicación nativa para sistemas operativos de móvil. Se creó en un primer momento para que los diferentes equipos de la nasa que construyeron el rober que actualmente rueda por Marte pudieran tener conversaciones fluidas que acelerarán el desarrollo del proyecto. Tuvo tanto éxito que se ha popularizado en miles de empresas de todo el mundo.

Ventajas:

• > Es gratis para empresas que no envían más de 10.000 mensajes mensuales.

• > 5gb gratis de almacenamiento.

• > Funciona online.

• > Compatible con casi cualquier dispositivo.

Canva

El marketing online está muy bien, pero a veces es necesario bajar los pies a la tierra y hacer publicidad de la de toda la vida, eso sí, con buen gusto. Me refiero a repartir flyers o folletos en mano por la calle, o en los buzones de los vecinos.

Existe una aplicación web estupenda que nos ayudará a diseñar flyers en unos cuantos minutos y sin tener ni idea de diseño. Me refiero a Canva, una web que te da varias plantillas prediseñadas y cientos de herramientas para diseñar rápidamente flyers con el tamaño que le digamos y listos para imprimir. Por poner un ejemplo, nos facilita incluso las imágenes que podremos usar libremente en nuestro flyer gracias a un potente buscador que escarba en varias webs de fotografías sin derechos de autor.

Canva es totalmente gratis y solo nos pedirá que nos registremos (podemos hacerlo con nuestra cuenta de facebook o de google).

Ventajas:

• > Funciona online.

• > Es gratis.

• > Nos facilita iconos e imágenes.

• > Nos podemos imprimir los flyers en el tamaño y resolución que queramos.